Print PDF

রিকমেন্ডেশন রিপোর্ট এবং ফিজিবিলিটি রিপোর্ট – পর্ব ২

টেকনিকাল রাইটিং লেকচার ৫ – ইউজেবিলিটি রিপোর্ট – ২ from Shikkhok on Vimeo.

ফিজিবিলিটি রিপোর্ট হলো সংশ্লিষ্ট সমস্ত ফ্যাক্টরকে ভাল করে বিচার-বিশ্লেষণ করে কোন একটি প্রজেক্ট গ্রহন করা বা না করা বিষয়ক ইনভেস্টিগেশন।

গাইডলাইনঃ

•  অডিয়েন্স (Consider the audience)
•  বৈশিষ্ট্য নিরূপণ (Determine the criteria)
•  স্ট্যান্ডার্ড নিরূপণ (Determine the standards)
•  বৈশিষ্ট্য অনুযায়ী বিশ্লেষণ (Structure by criteria)

অডিয়েন্স (Consider the audience)

অধিকাংশ ক্ষেত্রে অডিয়েন্স আলোচ্য বিষয়ে কিছুটা ধারনা রাখেন। তাই স্পেসিফিক ইনফরমেশন দিন। আপনার উদ্দেশ্য হবে, আপনার উপরে যেন আস্থা তৈরী হয় যাতে আপনার সিদ্ধান্ত তাঁরা মেনে নিতে পারেন।

বৈশিষ্ট্য নিরূপণ (Determine the criteria)

বৈশিষ্ট্য নির্ধারিত হয়ে থাকে ম্যানেজমেন্ট কমিটি দ্বারা বা প্রচলিত রীতি দ্বারা। যেমনঃ বড় বিনিয়োগ প্রকল্পের এভালূয়েশনে কস্ট রিকভারী বেশ গুরুত্বের সাথে বিবেচিত হয়। বৈশিষ্ট্য নিরূপনে টেকনিকাল, ম্যানেজমেন্ট/মেইনটেনেন্স এবং আর্থিক বিষয়গুলাকে প্রাধান্য দেয়া হয়।

স্ট্যান্ডার্ড নির্ধারন (Determine the standards)

স্ট্যান্ডার্ড নির্ধারনে বৈশিষ্ট্যের সীমা নির্ধারন জরুরী সেটা হতে পারে বিশেষজ্ঞদের মতামতের ভিত্তিতে বা প্রচলিত পলিসির ভিত্তিতে। যেমনঃ ধরা যাক, বর্তমান পলিসি অনুযায়ী কোন নতুন মেশিন কেনায় বিনিয়োগের ২০ শতাংশ উঠে আসতে হবে। যদি প্রস্তাবিত মেশিনটি কিনলে ২২ শতাংশ বিনিয়োগ উঠে আসবে প্রতীয়মান হয়, তবে মেশিনটি কেনা ফিজিবল।

বৈশিষ্ট্য অনুযায়ী বিশ্লেষণ (Structure by criteria)

ফিজিবিলিটি রিপোর্টের ডিসকাশন সেকশনটিতে বৈশিষ্ট্য অনুযায়ী বিশ্লেষণ করা হয়ে থাকে। Category-by-Category Comparisons হলো সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।

ফরম্যাট

ফিজিবিলিটি রিপোর্টও audience এর উপরে ভিত্তি করে ফরম্যাট ঠিক করে নিতে হবে, এটি ফরমাল টাইপ নাকি ইনফরমাল টাইপ হবে।

ফরমালঃ সাধারণত বড় আকারের রিপোর্ট যা লেখা হয় অপেক্ষাকৃত বেশি ব্যক্তিবর্গের উদ্দেশ্যে

ইনফরমালঃ ছোট আকারের রিপোর্ট যা লেখা হয় মূলত ইন্টারনাল ফিজিবিলিটি সাজেশন দিতে। আমরা প্রথমে ইনফরমাল রিপোর্ট লিখা শিখবো।

উপস্থাপন কাঠামো (Organizational plans)

প্রচলিত রীতিঃ ব্যাকগ্রাউন্ড এবং বৈশিষ্ট্য দিয়ে শুরু করে তুলনামূলক বিশ্লেষণ, শেষে উপসংহার এবং রিকমেন্ডেশন।

এক্সেকিউটিভ রীতিঃ উপসংহার এবং রিকমেন্ডেশনকে আগে বলা, ব্যাকগ্রাউন্ড এবং বৈশিষ্ট্যের তুলনামূলক আলোচনা পরে করা। ব্যস্ত পাঠকের জন্যে এই রীতি বেশ উপকারী।

রিপোর্টের মূল অংশগুলোঃ

# ভূমিকাঃ

• এটি কোন ধরনের রিপোর্ট তা লিখুন বা নাই লিখুন, রিপোর্টের পারপাস অবশ্যই উল্লেখ করুন।
• ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্য দিন (problem, method, scope)

–   কারনগুলো লিখুন, কেন এই রিপোর্টটি লিখছেন।

–         বর্তমান যে সমস্যাগুলো রিপোর্টটি লেখায় আপনাকে তাগিদ দিয়েছে তা লিখুন।

•  (অপশনাল)সংক্ষেপে আপনি আপনার রিকমেন্ডেশন এবং উপসংহার দিতে পারেন। প্রযোজ্যক্ষেত্রে টেকনিকাল ব্যাকগ্রাউন্ড দিতে পারেন।
•  রিপোর্টের সারাংশ দিন।

– উদ্দেশ্য, বৈশিষ্ট্য বিশ্লেষণ, লিমিটিং ফ্যাক্টর (স্ট্যান্ডার্ড) ইত্যাদি।

# ব্যাকগ্রাউন্ড(Body)/আলোচনা (Discussion)

•  কোন রিসোর্স ব্যাবহার করেছেন? কিভাবে ইনভেস্টিগেশনটি করেছেন?
•  বিশদ বিবরন দিন, সবগুলো বৈশিষ্ট্যের যা আপনি ইনভেস্টিগেট করেছেন।
•  সবগুলো লিমিটিং ফ্যাক্টর নিয়ে আলোচনা করুন।
•  ভিজ্যুয়াল এইড ব্যবহার করুন।
•  প্রত্যেক বৈশিষ্ট্যের গুরুত্বের (degree of importance) উপর আলোচনা করুন।
•  আগে বেশি গুরুত্বপূর্ণ আলোচনাগুলো করুন।

# উপসংহার (Conclusion)

• একটা ফরমাল ফিজিবিলিটি স্টেটমেন্ট দিন। (হ্যাঁ বা না)।
• স্টেটমেন্টটি (হ্যাঁ বা না) কেন।